Privacyverklaring

Wie we zijn

Hosting Guests is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Hosting Guests, vennootschap onder firma (VOF)
• Westerstraat 10, Unit C3221, 3016 DH Rotterdam
• KvK-nummer: 42151636
• E-mail: hello@hostingguests.nl
• Telefoon: 010-3220334

Heb je een vraag over je gegevens? Mail ons op hello@hostingguests.nl.

Welke gegevens we verwerken en waarom

We verwerken alleen gegevens die we nodig hebben. Per situatie:

Als je een formulier invult

Vul je het kennismakings- of contactformulier in, dan verwerken we je voor- en achternaam en e-mailadres, en als je die invult ook je telefoonnummer, de naam van je verblijf, je website, je Instagram-account en je bericht. We gebruiken die om je vraag te beantwoorden en een kennismaking met je te plannen.

• Grondslag: stappen die je zelf vraagt voordat er een overeenkomst is, en ons gerechtvaardigd belang om je vraag op te volgen.
• Bewaartermijn: tot 2 jaar na ons laatste contact, tenzij je klant wordt.

Na het versturen krijg je een bevestiging per e-mail. We zetten je gegevens in ons klantsysteem, zodat we je aanvraag kunnen opvolgen. We sturen je geen nieuwsbrief, tenzij je je daar zelf voor aanmeldt.

Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief

Meld je je onderaan de website aan voor onze nieuwsbrief, dan verwerken we je voornaam en e-mailadres. We gebruiken die om je de nieuwsbrief te sturen, met je voornaam erin. Je gegevens staan in ons e-mailprogramma Mailblue.

• Grondslag: je toestemming. Afmelden kan altijd met de link onderaan elke nieuwsbrief.
• Bewaartermijn: tot je je afmeldt.

Als je een kennismaking inplant

Na het kennismakingsformulier kun je direct een moment inplannen in onze agenda. Daarvoor gebruiken we Calendly. Calendly verwerkt je naam, je e-mailadres, het moment dat je kiest en wat je eventueel invult, en stuurt je een bevestiging met een agenda-uitnodiging.

• Grondslag: stappen die je zelf vraagt voordat er een overeenkomst is.
• Bewaartermijn: tot 2 jaar na ons laatste contact, tenzij je klant wordt.

Als je ons mailt, belt of een WhatsApp stuurt

We gebruiken je naam, contactgegevens en wat je ons vertelt om je te helpen. Voor WhatsApp geldt daarnaast het privacybeleid van WhatsApp (Meta).

• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden.
• Bewaartermijn: tot 2 jaar na ons laatste contact.

Als je klant bent

Voor de uitvoering van een opdracht verwerken we je naam, bedrijfsgegevens, contactgegevens, betaalgegevens en de afspraken die we met je maken.

• Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke plichten.
• Bewaartermijn: zolang de opdracht loopt, en facturen en administratie 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.

Als je de website bezoekt

Zonder je toestemming plaatsen we alleen noodzakelijke cookies. Geef je toestemming voor statistieken of marketing, dan meten we hoe de website wordt gebruikt en hoe advertenties presteren. Welke cookies dat zijn, lees je in ons cookiebeleid.

• Grondslag: je toestemming. Je kunt die altijd intrekken via de knop Cookie-instellingen onderaan elke pagina.
• Bewaartermijn: statistieken maximaal 14 maanden; cookies zolang in het cookiebeleid staat.

Beveiliging en spam

Om de website veilig te houden en spam te weren, verwerkt onze hostingpartij technische gegevens zoals je IP-adres en browser. De formulieren worden gecontroleerd met Cloudflare Turnstile.

• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website en formulieren te beveiligen.
• Bewaartermijn: zo kort mogelijk, volgens de termijnen van Cloudflare.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de website en ons werk te laten draaien. Met die verwerkers maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding.

Partij	Waarvoor
Cloudflare	Hosting van de website, beveiliging en spamcontrole (Turnstile)
Resend	Versturen van e-mails na het invullen van een formulier
Mailblue	Ons klantsysteem voor het opvolgen van aanvragen, en het versturen van de nieuwsbrief
Google	Tag Manager, Analytics en Google Ads (alleen met toestemming)
Hotjar	Inzicht in het gebruik van de website (alleen met toestemming)
Microsoft	Clarity: inzicht in het gebruik van de website (alleen met toestemming)
Calendly	Inplannen van de kennismaking in onze agenda
Meta	Meten van advertenties (alleen met toestemming) en WhatsApp
Onze boekhouder en ons boekhoudpakket	Facturen en administratie van klanten

Werken we samen met een partner aan jouw opdracht, zoals een fotograaf of een specialist in advertenties, dan delen we alleen de gegevens die die partner daarvoor nodig heeft.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Websites die we voor klanten bouwen

Bouwen of beheren we een website voor jou, dan ben jij verantwoordelijk voor de gegevens van de bezoekers en gasten van die website. Waar nodig sluiten we met je een verwerkersovereenkomst. Dit staat ook in onze algemene voorwaarden.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. De website draait volledig via een beveiligde verbinding (https), toegang tot onze systemen is beperkt tot wie die nodig heeft en we gebruiken tweestapsverificatie waar dat kan.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten aanpassen;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens over te laten dragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken.

Mail je verzoek naar hello@hostingguests.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te bevestigen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.

We nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen.

Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.